У книзі Девіда Аллена «Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу» представлено величезну кількість рекомендацій на тему того, як привести в порядок свої справи, використовуючи особливу технологію під назвою «GTD» (Getting Things Done). Представлена методика спрямована на те, щоб допомагати людині справлятися з потоком справ на роботі й в особистому житті.
Методика «GTD» є результатом двадцятирічної роботи Девіда Аллена, а її ефективність і дієвість оцінена вже не одним поколінням менеджерів різних країн.
У цій книзі ви знайдете всю необхідну інформацію про те, як працювати багато, добре і з задоволенням, як займатися збором і обробкою інформації, як миттєво визначатися з потрібною дією, здійснювати планування і контроль роботи, виділяти головне і другорядне і при всьому цьому зберігати ясна свідомість і впорядковане мислення.
Про Девіда Аллена
Девід Аллен – відомий фахівець з особистої продуктивності і ефективності, автор методики «GTD», керівник консалтингової компанії «David Allen Company», що працює з організаціями «The World Bank», «New York Life», «Ford Foundation» та іншими. Девід Аллен проводить авторські тренінги в багатьох країнах світу, а його статті друкуються такими виданнями як «New York Times», «Wall Street Journal», «Los Angeles Times» і т. д.
Напевно вам буде цікаво дізнатися, що робота «Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу» була переведена на п’ятнадцять мов і стала кращою книгою по бізнесу за версією журналу «Time». Автор за допомогою своєї методики допоміг мільйонам людей впоратися з величезним потоком всіляких справ.
Короткий зміст книги
На початку книги ви знайдете інформацію про автора, подяку автора і передмову. А основна частина представлена трьома частинами, що складаються з тринадцяти глав в цілому. Перша глава присвячена мистецтву отримання результату, друга – отримання результатів без стресу, а третя – ключовим принципам системи автора.
Безсумнівно, книга Девіда Аллена гідна пильної уваги і поглибленого вивчення. І, хоча передавати детальний зміст кожної частини і глави поза нашою компетенцією (набагато краще це зробить сам автор), ми все ж таки хотіли б розповісти вам про деякі цікаві думки з книги.
1. Принцип методики «Getting Things Done»
Базовим принципом методики GTD є те, що людина повинна перестати фіксувати в своєму мозку списки поточних завдань. Щоб це зробити, необхідно «вивести» ці списки на якийсь зовнішній носій. Постійно утримувати в собі цю інформацію мозок більше не турбується і концентрується на виконанні важливих завдань.
2. Мистецтво отримувати результат
Все, що вас турбує, ви повинні оформити в конкретну систему, до якої ви будете систематично повертатися з метою впорядкування вмісту. Вам потрібно зрозуміти, в чому полягає завдання, і визначитися з тим, як вона може бути вирішена. Після цього необхідно внести в свою систему дані про дії, які ви вирішили виконувати.
3. П’ять етапів завоювання контролю над робочим процесом
Виконання будь-якої роботи складається з п’яти етапів:
- Збір воєдино всіх проблем, які займають нашу увагу
- З’ясування суті проблем та визначення кроків для їх вирішення
- Організація результатів
- Розробка альтернативних варіантів
- Розробка програми дій
4. Умови ефективного збору інформації
Всього існує три головні умови:
- Всі незамкнуті цикли необхідно «перенести» з голови на зовнішній накопичувач – в систему збору даних
- Необхідно використовувати найменшу кількість «ємностей», в які збирається інформація
- Необхідно систематично звільняти місце для нової інформації
5. Планування
Думки про великі справи змушують рухатися дрібні справи. Контроль ситуації грунтується на чітко сформульованих результатах і першорядних діях, а також нагадуваннях, які об’єднані в ефективну систему. Детальні плани дозволяють вирішувати складні ситуації.
6. Мета
Якщо у вас є чітка мета, значить, у вас в руках є все, що потрібно для реалізації своїх планів; якщо ж мета розмита, то ви ніколи не зможете перемогти. Завдяки питанню «Навіщо?» ви маєте можливість розподіляти ресурси, розставляти пріоритети і створювати мотивацію. Прості і чіткі цілі є початком складних і розумних дій.
7. Ідея
Ще одне важливе питання – це питання «Як?». Коли вас починають відвідувати ідеї, відбувається це, як правило, в довільному порядку. Щоб мислення стало більш продуктивним і продуктивним, записуйте або фіксуйте свої ідеї на якомусь зовнішньому носії.
8. Організація робочого простору
Важливо готувати і організовувати свій робочий простір – це допоможе знизити ваше підсвідомий опір до необхідності вирішувати повсякденні проблеми, а також пробудить у вас інтерес до таких. Головними елементами робочого простору є робочий стіл і місце для пошти.
9. Збір інформації: «загін для рутинних проблем»
Перед обробкою відомостей їх слід зібрати в одне ціле. Всі незавершені справи і майбутні завдання потрібно поміщати в папку «Вхідні». Якщо ви вважаєте, що щось можна просто викинути в сміттєвий бак, так і зробіть. Основною метою збору інформації є максимально швидке приміщення матеріалів у загальний кошик, щоб грамотно «окопатися і намітити лінію фронту».
10. Обробка інформації: спустошення кошика
Запам’ятайте наступні правила:
- Проблеми повинні оброблятися по порядку
- Проблеми повинні оброблятися по одній
- Проблеми повинні оброблятися з однаковою ретельністю
- Якщо ці правила будуть порушуватися, вам не уникнути проблем, які ви залишите без уваги.
11. Довідкові матеріали
Багато чого з того, що ви знайдете в загальному кошику, не буде вимагати від вас активних дій, але буде мати потенційну корисність. Якщо ви побачили щось, що хотіли б зберегти, зробіть ярлик, прикріпіть його до цього «щось» і відправте в ящик. Якщо ж документ можна залишити без уваги, викиньте його.
12. Сортування матеріалу: створення «правильних» кошиків
Всього можна виділити сім типів матеріалу, який підлягає відстеження і контролю з організаційної точки зору:
- Списки проектів
- Супутні матеріали до проектів
- Інформація з календаря (відомості, дії і т. д.)
- Списки першочергових кроків
- Списки очікувань
- Довідкові матеріали
- Списки можливих у перспективі ідей
Кожна з категорій повинна мати свої візуальні, фізичні і психологічні межі.
13. Перегляд даних: як підтримувати систему в робочому стані
Ви повинні організовувати свою діяльність і систему так, щоб мати уявлення про будь-які варіанти дій, коли це потрібно. Як правило, переглянути всі проблеми можна всього за кілька секунд, але це можливо тільки у випадку, коли ви вивчаєте потрібні списки справ в потрібний час.
14. Розберіться з неприкаянними паперами
Знайдіть всі непотрібні клаптики паперу, чеки і квитанції, які завалялися в надрах робочого столу, на полицях, в ящиках, в кишенях і т. д. Складіть все, що ви найшли, і помістіть в загальний кошик для обробки.
15. Обробіть свої записи
Вивчіть всі записи свого облікового журналу, нотатки в блокноті, замітки на аркушах і розподіліть їх всі по конкретних категоріях. Категорії можуть бути наступними:
- Документи, які вимагають активного втручання
- Проекти
- Очікування
- Події календаря
- Можливі в перспективі ідеї
16. Упорядкуйте будь-які довідкові записи і матеріали
Ви повинні розподілити всі матеріали на що вимагають прочитання і потребують перегляду. Потім подивіться на події в календарі, які повинні відбутися. Після визначте дії, які стосуються підготовки та організації майбутніх заходів.
17. Викиньте все з голови
Необхідно записати всі нові проекти, майбутні дії, кроки і очікування, які ще не були зафіксовані. Як тільки це зроблено, потрібно переглянути переліки проектів, оцінити стан їх готовності і переконатися в тому, що в наявній системі є хоча б одна дія по кожному з проектів і задумів.
18. Перегляньте списки подальших дій
Виділіть час на оцінку виконаних дій переконайтеся, що є нагадування про наступні кроки, перегляньте список очікувань, зафіксуйте всі дії, які вимагають відстеження.
19. Підходьте до справи творчо і дійте рішуче
Подумайте про те, що у вас немає яких би то не було нових незвичайних ідей, нехай навіть самих божевільних, але якими можна було б доповнити свою систему? Робіть такий огляд щотижня – формуйте корисні звички, створюйте умови та готуйте інструментарій.
Наостанок
Завжди намагайтеся пам’ятати про те, що немає більшої насолоди в житті, ніж те, яке відчуваєш, долаючи труднощі, досягаючи успіхів, бажаючи чогось нового і втілюючи в життя.
Книга Девіда Аллена «Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу» здатна допомогти кожній людині стати повноцінним господарем свого життя.
