Девід Аллен – американський письменник, бізнесмен і консультант. Його тренінгова компанія навчає керівників компаній за методикою GTD і поширює програмне забезпечення для підвищення продуктивності. Він написав багато книг і статей по самоорганізації та продуктивності, і вважається одним з найбільш впливових фахівців в цій сфері.
Ця методика — результат двадцятирічної праці автора. Ледь вийшовши у світ, книга моментально стала бестселером. Видана в 12 країнах, вона допомогла тисячам людей підвищити ефективність своєї роботи. І одночасно істотно знизити рівень стресу від цієї самої роботи. За Аленом, наша продуктивність прямо пропорційна… нашій здатності розслаблятися.
У книзі ви знайдете все про те, як багато і добре працювати і отримувати від цього задоволення: як збирати і обробляти інформацію, миттєво вибирати потрібну дію, планувати та контролювати роботу, відокремлювати головне від другорядного, зберігаючи свідомість ясною, а думки — впорядкованими.
У книзі “Як привести справи в порядок” Девід Аллен знайомить нас зі своєю певною авторською системою продуктивності, метою якої є допомога людям у організації одночасної роботи над великою кількістю проектів – і в тому, щоб цей процес йшов впевнено, з ясними цілями і почуттям контролю над ситуацією.
Метод GTD (Getting Things Don -прим. перекл.) був створений спеціально для тих, хто хоче не просто ефективно працювати, але й насолоджуватися при цьому життям.
Кому варто прочитати цю книгу?
Всім, хто цікавиться методиками підвищення продуктивності.
Всім, хто хоче працювати ефективно і в той же час зберігати ясність розуму.
Всім, хто хоче дізнатися більше про метод GTD.
Привести справи в порядок без втрати ясності розуму
Метод GTD побудований на простих концепціях, таких як мислення на результат і визначення наступних дій, тому він може бути використаний для планування проектів будь-яких категорій і масштабів. Неважливо, чим ви зайняті: готуєте робочу презентацію або купуєте подарунки для рідних на Різдво, концепція GTD в обох випадках говорить про те, що потрібно почати з визначення чіткої мети і потім регулярно відповідати собі на питання: у чому полягає таке конкретне діяння, яке я повинен зробити для того, щоб наблизитися до досягнення поставленої мети?
В цьому і полягає справжнє мистецтво управління справами: розбиваючи завдання на маленькі кроки, ви приділяєте кожному з цих кроків невеликий відрізок часу, і відсутність часу або мотивації не зможе стати для вас перешкодою до виконання завдання. І, крок за кроком, цей підхід допоможе вам працювати для досягнення ваших цілей у житті і уникнути стресу на будь-якому етапі цього шляху.
Коли ви організуєте свої проекти з допомогою методу GTD, ви почнете управлятися з завданнями за короткий термін, незважаючи на те, що відбувається навколо, або де ви знаходитесь. Система GTD робить кожен наступний крок для вас настільки простим, що ви не станете його відкладати. Ця книга знайомить вас з кількома простими інструментами, які ви зможете використовувати для того, щоб працювати ефективно і в той же час уникнути стресу, і розповідає про те, як здійснити стратегію GTD на практиці. У нашому конспекті ви знайдете ключові вичавки з книги.
Ваш мозок – це інструмент мислення, а не пристрій зберігання інформації
У наш час бути успішним у роботі означає бути добре організованою людиною. Особливо серед працівників інформаційної сфери діяльності, чия щоденна рутина включає обробку десятків завдань і проектів одночасно. Майже кожну хвилину нас атакують нові завдання і список справ весь час поповнюється.
Типовий ранок на роботі може виглядати приблизно так: ви складаєте який-небудь документ, коли вам приходить e-mail сповіщення про необхідність оновлення антивірусної програми. Як тільки ви збираєтеся це зробити, вам дзвонить тітка Шейла і запрошує вас на весілля, і як тільки ви вішаєте трубку, ваш бос приходить і вимагає, щоб ви почали працювати над новим документом.
Для того щоб тримати в голові весь спектр необхідної для життя інформації, багато з нас в кінцевому підсумку вирішують, що мозок – це універсальне сховище інформації, календар і список справ. І починають використовувати його не за призначенням, пхаючи в нього всілякі види інформації, як ніби це жорсткий диск.
Коли все-таки весілля у тітки Шейли? На чому ви зупинилися в документі, перш ніж вас перервали? Забиваючи голову інформацією про незавершені завдання, зустрічі та інші справи, ми розбазарюємо енергію нашого мозку, призначену для обробки, а не для зберігання інформації. І це в кінцевому підсумку призводить до нашої нездатності повністю сконцентруватися на фактичну роботу.
Чому так?
Тому що, хочемо ми цього чи ні, наш мозок завжди намагається вирішити поставлені перед нами проблеми і нагадувати про них в самі невідповідні моменти, навіть якщо нам не обов’язково вирішувати цю проблему прямо зараз. Щоб працювати як можна більш ефективно, наша задача полягає в тому, щоб утримувати розум від оброблення інформації, що не має відношення до задачі, яку ми виконуємо в поточний момент часу.
Іншими словами, якщо ви хочете працювати ефективно, вам потрібно робити один крок в одиницю часу: використовувати 100% можливостей мозку для того, щоб зосередитися на одному завданні. Зосередьтеся на роботі над документом, потім над подарунком для тітки Шейли, або над чим-небудь іншим, але не над усім одночасно.
Якщо ви хочете ясно мислити, вам потрібна надійний «кошик збору» у вигляді зовнішнього ресурсу
Уявіть ідеальний світ – ви завжди повністю зосереджуєтесь на тому, що робите в конкретний момент часу, будь то написання електронного листа, розмова з колегою або скошування газону. Ви завжди повністю концентруєтеся і утримуєте фокус тільки на одній справі.
Однак, в реальності наш мозок має дратівливу звичку ніколи не дозволяти собі повністю забути про те, чому ще слід приділити увагу. У нас у всіх є нудні думки типу «Не забути купити туалетний папір по дорозі додому» і «Сплатити рахунок за електрику», навіть коли ми не збираємося нічого робити в цьому напрямку прямо зараз.
Ускладнює ситуацію і постійне бомбардування новою інформацією, яка теж займає простір у нас в голові: «О, реклама екологічно чистого туалетного паперу; треба запам’ятати цей бренд!».
Щоб уникнути цього, вам завжди потрібно використовувати «кошик збору», тобто зовнішній ресурс, в якому ви зможете розміщувати будь-який елемент інформації або ідею, яка може відволікати вас. Завдяки цьому, ви будете точно знати, де ви зможете знайти потрібну інформацію пізніше, коли у вас буде час взятися за це питання. Це означає, що якщо ви пишете діловий лист, при цьому раптово згадуєте про те, що вам потрібно оплатити рахунок за електрику, ви можете записати цю задачу на аркуші паперу і продовжити концентруватися на роботі. Або якщо вам приходить лист з рахунком, ви можете покласти його в ящик для паперів.
У такому разі ці завдання належним чином відзначені, але вони не будуть відволікати вас в даний момент. Ваш кошик збору може мати різні форми: записні книжки, файли або навіть фізичні коробки, в які ви можете складати предмети та папери. Ви можете також використовувати комбінації з цих інструментів, головне, щоб ви самі в них не плуталися. Іншими словами: все треба спрощувати.
Ключовим моментом тут є те, що ваша корзина збору повинна бути завжди під рукою, і що інформація, що міститься в ній, повинна бути завжди доступною для видобування.
Позбавтеся від сміття – спорожняйте всі ваші зовнішні корзини щотижня
Маючи надійні зовнішні ресурси збору інформації, ви звільняєте свій мозок і можете повністю сконцентруватися на фактичну роботу. Ця система дозволяє мозку бути впевненим, що будь-яка важлива інформація не загубиться і не залишиться непоміченою. Однак, ця система служить належним чином тільки в тому випадку, якщо ви регулярно обробляєте і очищаєте вміст кошика.
Якщо ваш кошик не відповідає реаліям вашого поточного життя, він перестає бути надійним і мозок відмовиться йому довіряти.
Як тільки це відбувається, ваша підсвідомість знову почне відволікатися на невирішені проблеми і незавершені завдання: «Ти точно впевнений, що тобі не потрібно оплачувати цей рахунок, і що ти про нього не забудеш?».
Щоб уникнути цього, вам потрібно завести собі звичку повністю очищати весь вміст кошика раз в тиждень. Це не означає, що вам потрібно викреслювати все зі своїх списків; все, що вам потрібно зробити – це уважно подивитися на все, що вимагає виконання, і привести справи в порядок.
Ось кілька принципів, яких необхідно дотримуватися:
- Якщо після огляду пункт не є важливим або актуальним, негайно викресліть зі списку (або, якщо це фізична нагадування, викиньте його).
- Якщо вам потрібно швидко щось з цим зробити (наприклад, протягом двох хвилин або менше), зробіть це негайно.
- Якщо це важлива інформація, помістіть її у відповідне місце.
- Якщо це доручення, проект або конкретне завдання, перемістіть його у відповідний список (подробиці див. нижче). Якщо ви регулярно будете виконувати цю процедуру (в ідеалі – раз в тиждень), тільки в цьому випадку можна буде гарантувати продуктивність, надійність і відсутність стресу.
Спустошуючи кошик збору, розміщуйте його вміст в правильних місцях
Зовнішні корзини збору — це ідеальне місце для колекціонування всієї інформації, якою ви не хочете забивати голову.
Якщо ви ставите всі речі, які потребують вашої уваги і відволікають вас, в один надійний зовнішній ресурс, ви знаєте, що все це знаходиться в безпеці, і ви зможете повернутися до цих речей пізніше. Таким чином, поки ви накопичуєте матеріал, вам не потрібно якимсь чином класифікувати його і сортувати за категоріями.
Робити це потрібно тільки тоді, коли ви спустошуєте кошик щотижня, і тоді ви вже приймаєте рішення: Що за інформація у мене є? Що мені треба з нею зробити?
Більшість списків справ, як правило, не працюють, тому що вони стають збірною солянкою завдань, думок та інформації. Теоретично, ми повинні приймати зусилля, щоб включати в ці списки тільки конкретні практичні завдання, але насправді ми записуємо туди всі проекти, домовленості, завдання і шматочки інформації без розрізнення їх між собою – що з легкістю може призвести до втрати дійсно важливих завдань.
Коли ви організуєте елементи в кошику, вам потрібно зробити наступне:
- Як вже говорилося раніше: видалити всі неактуальне, приділити увагу невеликим завданням негайно і розмістити домовленості або інформацію про поставлені терміни в календарі.
- Якщо це складна дія (наприклад, якщо це вимагає більше одного конкретного кроку), перетворіть її в проект з чітко вираженою метою.
- Всі інші завдання повинні бути внесені в список «Першочергові дії». Але перш ніж ми заглибимося в роз’яснення цього поняття, давайте трохи розберемося, як повинен виглядати ваш список проектів.
Список «Проекти» – це огляд всіх проектів, над якими ви зараз працюєте
Проекти – це ключовий компонент будь-якої системи продуктивності. Аллен визначає проект, як бажаний результат, для досягнення якого необхідно створити більше одного кроку. Тобто, написання одного листа не є проектом, але організація зборів або планування відпустки, є.
Для того, щоб визначити проект, вам необхідно продумати результати: Як ваше життя буде виглядати, коли проект буде завершений? Опишіть в одному реченні результат, до якого ви прагнете.
Наприклад, ви можете сказати: «Коли цей проект буде завершений, мій бос буде переконаний, що потрібно найняти двох нових співробітників, щоб вони мені допомагали» або «Коли цей проект буде завершений, всі квитки на літак і готелі будуть заброньовані».
Мислення на результат набагато спрощує формулювання конкретних завдань і наближає вас таким чином до досягнення мети проекту. Це один з найважливіших інструментів, які можуть допомогти в реалізації вашої мрії.
Як тільки проект визначений за допомогою бажаного результату, його необхідно розмістити в розділі «Проекти».
Список «Проекти» – це місце, в якому ви повинні фіксувати всі проекти, які необхідно завершити в найближчому майбутньому. Зміст ведення такого списку полягає в тому, щоб бути в курсі всіх поточних проектів. Все, що ви зараз хочете поміняти в своєму житті, повинно фіксуватися у цьому списку.
Вже одна думка про існування такого списку дає відчуття контролю над ситуацією, що допомагає збільшити продуктивність і бути розслабленим одночасно. Коли ви оновлюєте цей список (робити це потрібно щотижня), важливо також мати на увазі, що в кожному проекті мається на увазі певний крок, який повинен знайти своє місце в списку «Першочергові дії», тому що тільки конкретні кроки приведуть до реалізації кожної мети.
Замість ведення щоденного списку справ, спробуйте завести календар і список «Першочергові дії»
Щоденні списки справ неефективні не тільки з-за їх невизначеного характеру, але також і тому, що вони спотворюють наше уявлення про час. Вони дають вам помилкове уявлення про те, яку кількість справ ви дійсно здатні виконати протягом дня. Отже, планування стає нереалістичним, що призводить до розладів і марної розтрати часу на те, що приречене на провал ще до початку роботи.
Робота зі списками «Першочергових дій» і з календарем – набагато більш ефективний метод. Календар служить лише одній меті: фіксувати заплановані події. Ви повинні ставитися до нього як до священної території, де знаходиться фіксована структура, на основі якої ви можете планувати вашу іншу діяльність.
Все, що заплановано на визначений день або годину – як нарада або відвідування лікаря – має заноситися в календар. Всі інші завдання або конкретні дії повинні перебувати у списку Першочергових дій».
Коли у вас є можливість приділити час чому б то не було, цей список допоможе вам швидко визначити, яке завдання є найбільш актуальним. Незалежно від того, де ви знаходитесь, вам завжди потрібно мати при собі цей список. Він забезпечить вам гнучкість у виборі завдань, до яких є сенс розпочати найближчим часом.
Коли настає час обирати – прислухайтеся до своєї інтуїції. Якщо ви добре розпланували і отсортували необхідні дії заздалегідь, у вас не буде проблем з вибором того, чому варто приділити першочергову увагу.
Уявіть, що ви перебуваєте в аеропорту, і ваш рейс відклали на годину.
Запитайте себе в цій ситуації:
- «Яку мету я можу зараз виконати?»
- «Яку мету я можу завершити за доступний мені відрізок часу?»
- «Для вирішення якогось завдання у мене зараз вистачить сил?»
- «Що є першорядним?»
В залежності від кількості пунктів у списку, іноді має сенс мати кілька списків «Першочергових дій» і розрізняти їх в залежності від контексту (наприклад, «на телефоні» або «на комп’ютері»). Якщо ви сортуєте завдання по місцях, ви будете знати, що ви можете зробити, перебуваючи за робочим столом, на діловій зустрічі або під час очікування рейсу в аеропорту.
При роботі з іншими людьми можуть дуже стати в нагоді списки «Очікування»
Всі поточні проекти повинні знаходитися в списку «Проекти». Використовуючи список «Першочергові дії», ви можете бути впевнені в тому, що в даний час ви працюєте над тими завданнями, які наближають ваші проекти до завершення.
Досить часто вам доводиться покладати якісь завдання, що є частиною різних проектів, на інших людей. Наприклад, вам потрібно дочекатися листа від колеги з приводу презентації або отримати відповідь на запит від готелю щодо можливості бронювання номерів. Однак це не означає, що вам потрібно відмовитися від будь-якого контролю за ходом ваших проектів.
Коли ви залежите від дій інших людей – наприклад, ви чекаєте, поки ваш колега надішле вам інформацію для складання презентації – варто помістити ці завдання в список «Очікування». У цьому списку ви фіксуєте все, що інші люди повинні для вас зробити, разом з «дедлайнами».
Якщо ви переглядаєте та оновлюєте цей список кожний тиждень, ви завжди будете в курсі того, що хтось не виконує своїх обіцянок щодо певних завдань у визначений період часу. В цьому випадку у вас є нова конкретне завдання: нагадати людині про вашу з ним домовленість. Це нагадування можна здійснити по електронній пошті, виконавши короткий телефонний дзвінок або візит в кабінет колеги з ввічливим нагадуванням про те, що він вам обіцяв відправити. Якщо це займає менше двох хвилин – зробіть це негайно. Якщо ні, занесіть це в список Першочергових дій» (або в один з таких списків), щоб мати можливість у відповідний момент відправити колезі нагадування про те, що ви все ще чекаєте його звіт.
Зберігайте дані, прив’язані до певних дат в календарі або в картотеці
Незважаючи на те, що ви багато чого можете спланувати заздалегідь, іноді вам доводиться чекати надходження певної інформації, перш ніж переносити дані з кошика збору в списки завдань або домовленостей.
Наприклад, ви хочете відвідати виставку, але перш ніж йти туди, вам бажано з’ясувати, що там буде представлено, перш ніж приймати рішення – йти чи ні. І якщо ви не маєте можливість з’ясувати цю інформацію заздалегідь, краще відкласти ухвалення рішення.
В таких ситуаціях, коли у вас немає вибору, окрім як планувати подію в останню хвилину, на допомогу можуть прийти наступні стратегії:
- Запишіть собі нагадування на певні дні в календарі. У цьому випадку ви будете знати, що скоро вам доведеться прийняти рішення (наприклад, про відвідування виставки).
- Складіть картотеку, яка допоможе вам отримувати доступ до потрібної інформації в потрібний час. Картотека – це скрупульозна, логічно вибудувана система. Вона складається з 43 папок: 31 для наступних 31 дня і 12 для наступних 12 місяців. Як тільки ви досягаєте останньої папки за цей місяць, ви переміщаєте нотатки з неї на наступний місяць. Ідея полягає в тому, щоб щодня звірятися з документами, «напоминалками» або іншими пунктами, які ви «відправили» собі в певний день у майбутньому.
Хитрість і суть цієї системи полягає в тому, що вам потрібно використовувати і оновлювати її щодня.
Всі ідеї, які можуть мати значення в майбутньому, повинні бути визначені в список «Коли-небудь. Може бути»
Ще один важливий компонент системи GTD – це так званий список «Коли-небудь. Може бути».
Що входить в цей список? Простіше кажучи, все, що не підходить під категорію «Першочергових дій» або «Проектів», але теж має зберігатися десь за межами вашої голови.
У списку «Коли-небудь. Може бути» містяться всі моменти, які ви поки не можете прив’язати до конкретних ідей або завданням. Незважаючи на те, що назва звучить так, як ніби в цьому списку знаходяться не особливо важливі завдання, не можна недооцінювати переваги такого списку.
Він допомагає вам вести окремий контроль над ідеями, які можуть виявитися істотно важливими в майбутньому. Список «Коли-небудь. Може бути», у свою чергу, може бути розділений на під-списки, де ви можете зберігати ідеї, що стосуються ваших особистих інтересів, наприклад:
- Поїздки, які хотілося б зробити.
- Сорти вин, які хотілося б спробувати.
- Музику, яку хотілося б послухати.
Як і списки «Першочергових дій», ці списки допоможуть вам помістити потрібну інформацію у відповідне місце. Зрештою, списки – річ набагато більш надійна, ніж ваша власна пам’ять. І як всі списки, що використовуються в системі GTD, список «Коли-небудь. Може бути» потрібно переглядати й оновлювати регулярно, якщо ви хочете отримати максимум користі від його ведення.
Добре організоване робоче місце і щотижневий огляд вашої системи незамінні для підвищення продуктивності роботи
Організація робочого місця, де всі необхідні матеріали знаходяться під рукою – це критична необхідність. Таким чином ви створюєте свого роду кабіну управління, де ви завжди будете почувати себе комфортно під час робочого процесу. Для багатьох з нас також важливо мати функціональну мобільну систему, щоб мати доступ до інформації з будь-якої точки, де б ми не знаходилися.
Тому вкрай важливо створити систему списків і файлів, яку ви всюди можете взяти з собою, щоб, якщо ви застрягнете в аеропорту або в пробці, це ніяк не позначилося на вашій продуктивності.
Крім необхідності спустошувати кошика збору раз на тиждень, вам потрібно переглядати й оновлювати всі списки у вашій системі продуктивності з тією ж частотою. Мета методу GTD полягає в досягненні відчуття розслабленості і одночасно – контролю над усіма вашими поточними проектами: бути в курсі того, як йдуть справи в кожному з них і бути впевненим в тому, що ви рухаєтеся вперед.
Тому необхідно, щоб система відповідала реаліям вашого поточного життя і постійно була заповнена. Тільки якщо ви довіряєте створеній системі, ваш розум зможе заспокоїтися і повністю сконцентруватися на задачі, яка стоїть перед вами на поточний момент.
Переглядаючи списки раз в тиждень, ви переконуєтеся в стабільності фунціонування вашої системи – кожен поточний проект повинен бути пов’язаний як мінімум з однією «Першочерговою дією» в актуальному списку, до якого ви можете легко отримати доступ.
Крім того, ви зможете поглянути з висоти пташиного польоту на все, що відбувається. Перегляд допомагає вам побачити ліс, не зводячи погляду з дерев. Час, який ви будете витрачати на щотижневий «огляд», залежить від того, скільки вам часу потрібно для того, щоб відчувати комфорт і довіру до вашої системі. Можна запланувати щотижневий перегляд наприклад на полудень п’ятниці. Це допоможе вам завершити робочий тиждень з ясним розумом і почуттям повного контролю.
Природне планування допомагає визначити цілі і конкретні дії в ваших проектах
В цілому, проектне планування – це досить неприродний і нелогічний процес. Мета такого планування полягає у вигадуванні та планування всіх дій заздалегідь, причому часто це відбувається, коли у вас ще немає чіткої мети в голові.
Метод природного планування відображає суть того, як ви працюєте над вирішенням звичайних щоденних завдань. Ось приклад такої дії: ви відчуваєте голод і формуєте певну мету («Зараз я щось з’їм»), потім конкретизуєте її («Хочу з’їсти піцу»), потім до вас в голову приходить парочка ідей про те, як здійснити цю мету («Я можу приготувати піцу самостійно, замовити її або сходити в ресторан»).
Визначення кроків, необхідних для реалізації мети, стає саме собою зрозумілим. Тепер застосуйте цей спосіб мислення до ваших реальних проектів: почніть з визначення мети як можна конкретніше (пам’ятайте, що ніколи не буде зайвим витратити час на те, щоб точно визначити мету, тому що всі кроки, які ви будете робити, будуть залежати саме від бажаного результату).
Як тільки мета зрозуміла, дайте можливість розуму влаштувати свого роду мозковий штурм. Саме так до вас прийдуть ідеї того, які кроки необхідно зробити для того, щоб наблизитись до мети. Корисно буде проводити мозковий штурм на зовнішньому носії, наприклад, записати всі ідеї на папері. Як тільки ви зберете всі свої ідеї, потрібно їх організувати і упорядкувати, а потім сформулювати конкретні дії, необхідні для реалізації цілі проекту.
У цьому випадку природне планування не тільки дає більше ясності в тому, що потрібно робити, але також робить цей процес захоплюючим, швидким і інтуїтивно зрозумілим.
Отже, основна думка книги:
Щоб повністю присвятити себе вирішенню якихось завдань, мозку потрібен певний робочий простір. Тому вся важлива інформація повинна зберігатися в надійній системі, розташованій на зовнішніх носіях за межами нашого мозку.
Практичні поради:
- Що потрібно зробити для того, щоб працювати ефективно і зберігати ясність розуму? Використовувати мозок для мислення і доручити завдання зберігання інформації на зовнішніх носіях, таких як записні книжки та коробки для паперів. В цьому випадку не доведеться турбуватися про всіх завданнях та ідеї, які раптово спливають у голові протягом дня.
- З яких простих інструментів полягає метод GTD? Створіть строго впорядковану систему управління даними, в якій у вас будуть знаходитися окремі списки проектів з чітко визначеними цілями, першочерговими діями і речами, які можуть зацікавити вас пізніше. Використовуйте календар або окрему картотеку для того, щоб зберігати дані, прив’язані до певних дат.
- Що допоможе реалізувати концепцію GTD на практиці? Використовуйте метод природного планування для визначення кроків, які вам необхідно зробити для реалізації проектів. Почніть з визначення кінцевої мети проекту, і потім дайте собі можливість продумати у форматі мозкового штурму всі необхідні кроки, які потрібно зробити для досягнення цієї мети. Випишіть їх на аркуш паперу і упорядкуйте, визначивши конкретні дії, які необхідно здійснити.
