Оскільки тридцять четвертий президент Сполучених Штатів, як і будь-який глава держави, був дуже зайнятою людиною, він розробив свою власну методику виставлення пріоритетів в процесі виконання будь-яких справ. Він створив так звану матрицю Ейзенхауера, яка дозволяє людині сконцентруватися на найбільш важливих справах, при цьому ігноруючи незначні завдання, які не несуть користі.
Матриця пріоритетів Ейзенхауера є таблицею, що складається з чотирьох квадрантів. При цьому будь-яка справа може бути вписана в неї в залежності від двох параметрів: терміновість і важливість.
У квадрант «А» поміщаються справи, які особливо важливі і вимагають невідкладного виконання. Квадрант «В» включає нетермінові завдання, виконання яких має досить високу важливість. У квадрант «С» поміщаються справи, які не особливо важливі для виконавця, але їх необхідно виконати невідкладно. Справи, що знаходяться в останньому квадраті «D», не вимагають швидких дій і їх не можна віднести до важливих.
Для того щоб зрозуміти всю суть такого інструменту, як матриця Ейзенхауера, варто розглянути кожен з квадрантів більш докладно. В іншому випадку результативність її використання буде зведена до нуля.
Квадрант А: важливі і термінові справи
Ідеальною можна вважати матрицю, в якій цей квадрант порожній, оскільки важливість і терміновість справи має на увазі ситуацію, близьку до авралу. Що цікаво, важливі завдання стають терміновими через нашу лінь і прокрастинацію. Само собою зрозуміло, кожен з нас періодично стикається з подібними ситуаціями. Проте, працювати і розвиватися в таких умовах постійно неможливо.
З цієї причини має сенс не допускати потрапляння справ з інших квадрантів в сектор «А». Практика показує, що набагато легше усувати можливі неприємності, ніж боротися з наслідками, що вже наступили.
До справ, які слід поміщати в квадрант «А», можна віднести наступні:
- Завдання, невиконання яких в дану хвилину стане причиною появи неприємностей;
- Справи, які мають відношення до нашого самопочуття і здоров’я;
- Завдання, не виконавши які, ви віддалитеся від наміченої заздалегідь мети.
Як приклади таких справ можна привести такі:
- Завершення проекту, у якого скоро настає термін здачі;
- Позаплановий візит до лікаря;
- Важливий дзвінок партнеру по бізнесу або клієнту;
- Необхідний відпочинок через хронічну втому або виникнення синдрому професійного вигорання;
- Виклик сантехніка для ремонту протікаючої труби.
Варто відзначити, що деякі справи з квадранта «А» слід обов’язково делегувати в тому випадку, якщо вони не мають потреби в вашої безпосередньої участі.
Квадрант В: важливі і нетермінові справи
Варто звертати особливу увагу на заплановані справи з цього сектора. Практика показує, що цілеспрямоване і методичне виконання справ з квадранта «В» демонструє гарну віддачу в майбутньому. Ті, хто приділяє достатньо уваги саме цих справам, має набагато більше шансів домогтися успіху.
Оскільки завдання в квадраті «В» нетермінові, у людини з’являється можливість виконати їх максимально якісно. При цьому потрібно враховувати те, що, якщо ви вчасно не виконали певні завдання з цього сектора, є ймовірність, що вони перекочують в квадрант «А». Основним вашим завданням є недопущення такого результату.
Як приклади справ з сектора «В» можна подати такі:
- Розробка плану нового проекту;
- Аналіз наявних результатів;
- Превентивні дії;
- Налагодження контактів і відносин;
Виявлення додаткових перспектив і розробка альтернативних проектів.
Квадрант С: неважливі і термінові справи
Найчастіше виконання завдань з цього сектора лише віддаляє людину від наміченої мети. У більшості випадків ці справи заважають повноцінно сконцентруватися на тому, що для нас дійсно важливо. Головною помилкою багатьох, хто починає використовувати матрицю Ейзенхауера, є неправильна класифікація справ. Не варто плутати завдання з квадранта «А» з неважливими, але терміновими справами.
Наприклад, керівник дає вам вказівку, яке не має відношення до ваших посадових обов’язків. При цьому він вимагає виконати поставлене завдання максимально швидко. В даному випадку важливо не віднести цю справу до сектору «А». Це завдання жодним чином не наближає вас до поставлених цілей. Варто постійно пам’ятати про свої початкові завдання. Постарайтеся не розсіювати свою увагу на другорядні справи.
У квадрант «С» можуть всі шанси потрапити такі справи:
- Незаплановані термінові зустрічі;
- Раптово виникші клопоти у вигляді гостей, які вимагають вашої уваги;
- Незаплановане прибирання або усунення негативних наслідків вашої неуважності;
- Будь-які інші завдання, які віддаляють вас від первісної мети.
Квадрант D: неважливі і нетермінові справи
Невиконання завдань з цього сектора в більшості випадків зіграє вам на руку. Тим не менш, вони можуть бути досить легкими і цікавими. З цієї причини не варто повністю від них позбавлятися. Якщо у вас все ж немає можливості викреслити всі справи з даного сектора, приступайте до їх виконання в найостаннішу чергу, при цьому жорстко обмежуючи час, який ви їм виділяєте.
У сектор «D» можна сміливо відносити такі завдання:
- Хронофаги і поглиначі часу;
- Даремні телефонні розмови;
- Активність розважального характеру.
Матриця Ейзенхауера – це чудовий шанс отримати значний додатковий ресурс у вигляді звільнившогося часу. Цей інструмент дозволить вам швидше досягти поставлених цілей.
