Робота займає практично половину життя людини і з цим дуже важко посперечатися. Кожен день більшість працездатного населення світу встає по будильнику, одягається, випиває чашку ароматної кави і йде на “улюблену” роботу.
А навіщо?
У кожного свій мотив. Більшість людей розглядає свою працю – як джерело засобів до існування, простіше кажучи, зарплати. Є й такі співробітники, які прагнуть до кар’єрного росту і не можуть довго працювати на одній позиції. Вони знають собі ціну і готові займатися своїм самовдосконаленням, підвищувати свою кваліфікацію заради нових досягнень. На жаль, існує і третя категорія працівників, так звані “спостерігачі”.
Чому саме спостерігачі? Тому, що вони сидять на робочому місці і млосно спостерігають за стрілкою годинника, коли вона дасть сигнал про закінчення робочого часу.
У цій статті ми розглянемо правила ділового спілкування, якого повинні дотримуватися всі працівники, незалежно від того, в яку з вищевказаних категорій вони потрапляють. Ці правила створювалися не за один день, а формувалися протягом століть, що не дає засумніватися в їх важливості.
Незнання правил ділового спілкування співробітниками компанії призводить до численних труднощів у переговорах з постачальниками, клієнтами та партнерами по бізнесу, стає справжнім каменем спотикання при просуванні продукту компанії на ринку і навіть псує імідж компанії. І вже точно не варто нагадувати про те, що без знання і чіткого дотримання правил ділового спілкування співробітнику закрита можливість кар’єрного росту.
Отже, перейдемо до розбору правил ділового спілкування та етикету, які допоможуть Вам вирішити не тільки свої особисті завдання, а й допоможуть Вашій компанії досягти успіху:
1. Не слід говорити зайвого.
Незалежно від того, наскільки довірчі відносини у Вас вишикувалися з співрозмовником, є теми, повністю заборонені для обговорення. Прикладом таких тем є особисте життя співробітників компанії, рівень оплати праці, а також інша інформація, що є корпоративною таємницею і не підлягає розголосу. Перш, ніж почати обговорювати з співрозмовником яке-небудь питання, Вам слід розібратися, хто стоїть перед Вами, і чи маєте Ви право говорити зі співрозмовником на цю тему. Якщо Ви напевно не впевнені в тому, що таке право у Вас є – краще утримайтеся від розмови або запустіть тему. Часом краще сто разів подумати, а вже після говорити, чим базікати без угаву і все, що заманеться.
2. Пунктуальність – понад усе.
Якщо Ви дали обіцянку прийти на зустріч в строго певний час або виконати завдання до конкретного терміну – зробіть це. Бувають ситуації, коли Ви не зуміли розрахувати час виконання роботи і сталася затримка – від цього не застрахований ніхто. Припустимо, це сталося раз або два, це цілком нормально.
Однак, якщо подібні затримки носять систематичний характер, це свідчитиме про Вашу непунктуальність. Розплата за непунктуальність приходить дуже швидко – начальство усвідомлює, що на такого співробітника не можна покластися, тому не довіряє йому термінову, важливу і відповідальну роботу. У кращому випадку такий працівник сидить на своєму місці без кар’єрного росту протягом декількох років, а в гіршому йому знаходять заміну.
Як завжди виконувати термінові завдання вчасно? Відповідь проста – виділяйте на нього час з деяким запасом, адже не секрет, що під час роботи можуть виникнути певні проблеми, на вирішення яких знадобиться додатковий час.
3. Одягайтеся так, як прийнято у Вашій компанії.
Ви обожнюєте носити обтягуючі джинси, але у Вашій компанії прийнятий діловий стиль одягу. У такому випадку забудьте про джинси. Безумовно, одяг повинен підкреслити Ваш бездоганний смак, але при цьому не варто особливо виділятися серед інших співробітників. Якщо ж у Вас на сьогодні призначена ділова зустріч, надіньте свій кращий діловий костюм. Це дозволить зробити правильне враження на співрозмовника.
4. Забудьте про “тикання”.
Правилами ділового спілкування передбачається використання займенника “Ви” замість звичного нам по повсякденному спілкуванню “ти”. Навіть, якщо Ви прекрасно знайомі зі співрозмовником, але при цьому крім Вас на зустрічі присутні ще кілька людей, звертайтеся до всіх співрозмовників на “Ви”. Так Ви продемонструєте культуру ділового спілкування і зможете дотримати службову дистанцію.
5. При спілкуванні з колегами і партнерами залишайте сторонні думки поза роботою.
Можливо, у Вас в сім’ї трапилася якась неприємність, або у Вас просто сьогодні поганий настрій – це не повинно поширюватися на Вашу роботу. Пам’ятайте про те, що на роботі ви не Іванов Іван Іванович, а менеджер Іванов, який є особою, що представляє компанію.
Від того, наскільки Ви будете привітні і ввічливі з партнерами, безпосередньо залежить, укладуть вони контракт з Вашою компанією чи ні. Тому на роботі керуйтеся в першу чергу інтересами компанії. Будьте привітні, ввічливі, посміхайтеся людям і підтримуйте відмінний настрій у всіх, хто знаходиться поруч з вами.
6. Слід завжди дослухувати співрозмовника до кінця.
Тільки якщо Ви переконалися в тому, що співрозмовник закінчив свою думку і чекає від Вас відповідну реакцію – починайте говорити. В іншому випадку будь-які спроби перебити співрозмовника продемонструють повне незнання Вами правил ділового спілкування. Крім того, Ви повинні не просто робити вигляд, що слухаєте іншу людину, а й справді чути її. У будь-який момент вона може зупинитися і запитати Вас “А яка Ваша думка з цього приводу?”. Бажано, щоб Вам було, що сказати. І пам’ятайте, у діловій розмові переваги завжди має не той, хто говорить, а той, хто уважно слухає.
7. Вас розкритикували?
Спокійно відреагуйте на критику. Не слід кричати: “Хто? Я? Та ти на себе подивися! ” і інші неприємні Вашому співрозмовнику фрази. Природно, в більшості випадків ми вважаємо критику на свою адресу необґрунтованою і висловленою для того, щоб збити нас зі шляху істинного.
Тим не менш, навіть якщо Ви вважаєте цю критику незаслуженою, Вам слід спокійно відреагувати і прийняти її до відома. Тільки тоді Ви зможете визначити, наскільки критика відповідає дійсності і зробити правильні висновки. Якщо ж Ваш співрозмовник висловлює критику з метою викликати в Вас агресію і спробувати Вами маніпулювати, Ваша спокійна реакція сплутає йому всі карти.
8. Ніяких жаргонних слів.
Для того, щоб Ваш співбесідник зрозумів весь сенс Вашої бесіди, Вам слід спілкуватися на зрозумілій йому мові. Можливо, деякі з жаргоннх слів і будуть знайомі Вашому співрозмовнику, але їх вживання в діловому мовленні є неприйнятним. Адже саме цим розмова двох ділових людей про серйозні речі і відрізняється від бесіди двох продавщиць, що стоять за прилавком у бакалійному відділі.
9. Дотримуйтесь телефонного етикету.
Про співробітників компаній судять не тільки за їхніми здібностями в міжособистісному спілкуванні, але й за вмінням вести телефонні переговори. Страшно дивитися на те, як деякі менеджери набирають номер свого потенційного клієнта і починають бубоніти щось собі під ніс або витримують таку паузу, що клієнт встигає заснути. Щоб уникнути подібних проблем, слід підготуватися до важливих телефонним переговорів заздалегідь.
Напишіть на папері список питань, які Ви хотіли б задати своїм клієнтам, а також дізнайтесь всі дати, імена і час, які можуть знадобитися Вам у переговорах. І, природно, налаштуйтеся на конструктивну розмову, адже від правильного настрою залежить 85% загального успіху.
10. Діловий етикет начальника.
Кожен начальник повинен ставитися до підлеглих однаково справедливо, нікого не відкидаючи від себе, але і дотримуючись розумної дистанції. Якщо співробітник виконав завдання не вчасно, або не так, як цього вимагав начальник, останній не повинен влаштовувати публічну прочуханку. Йому слід запросити свого підлеглого в кабінет і обговорити проблему сам на сам.
Начальник повинен не просто чітко і зрозуміло віддати наказ, а й контролювати процес його виконання і отримувати від співробітника зворотний зв’язок. Також начальник повинен давати співробітнику право проявляти ініціативу. Якщо у підлеглого мається ідея щодо поліпшення роботи компанії або власна точка зору на дану проблему, найкраще буде дати співробітникові право висловитися.
Що стосується допомоги підлеглим у вирішенні питання, начальнику слід бути відкритим і дати пораду, якщо він буде потрібно, але при цьому не вирішувати завдання за співробітника.
11. Пам’ятайте про непотрібні жести при зустрічі.
Єдиний жест дотику до співрозмовника, дозволений в бізнес середовищі – це рукостискання. Ніяких поплескувань по плечу, поцілунків і палких обіймів бути просто не повинно, тільки якщо зустрічаються хороші знайомі чи близькі родичі, кожен з яких не заперечує проти подібного способу вітання.
Що стосується самого рукостискання, воно має бути впевненим і в міру міцним. Ваша рука не повинна бути вологою, холодної та апатичною. Не стискайте руку співрозмовника зі всієї сили і не трусіть її у своїй руці.
12. Ніколи в розмові не тавруєте своїх конкурентів.
Це просто неввічливо, та й не додасть Вам ніяких переваг. Говорити про конкурентів в негативному світлі – значить вести нечесну гру, з якої буде дуже важко вийти переможцем. Пам’ятайте про те, що у Вашої компанії є переваги, на яких і слід зосередитися замість того, щоб перераховувати недоліки інших компаній.
13. Завжди будьте чесні під час ділової бесіди.
Як правило, брехня і спроби прикрасити існуючу ситуацію обчислюються в перебігу декількох хвилин, а то й секунд. Тому, в процесі ділової бесіди не намагайтеся збрехати. Можливо, у Вас це вийде, і Ви досягнете наміченої мети, але рано чи пізно правда спливе назовні і тоді Ваш партнер не захоче мати з Вами ніяких справ. Чесність і відкритість є основами успішних ділових відносин, не слід про це забувати.
14. Будьте терпимі до думку співрозмовника, якщо воно не збігається з Вашою думкою. Навіть якщо Ви на 100% переконані у власній правоті, дозвольте співрозмовникові висловитися. Кожна людина має право на власну думку. До того ж, часто Ваше рішення проблеми здається співрозмовнику не настільки очевидним. Завдання ж будь-яких переговорів полягає в тому, щоб знайти взаємовигідне для обох сторін рішення, а не намагатися переконати кого-небудь у власній правоті.