Що таке корпоративна пошта?

Корпоративна пошта – це електронна пошта, яку ви використовуєте спеціально для вашої компанії. Її основна відмінність від особистої пошти — це безпосередньо адреса. Як правило, для корпоративної електронної пошти використовуються адреси формату: yourname@companyname.com.

Крім того, що пошта вашої компанії — це зручний інструмент комунікації між співробітниками і клієнтами, це ще й потужний інструмент для розвитку і реклами вашого бізнесу. Кожен раз, відправляючи лист вашим клієнтам, ви будете нагадувати про те, яку саме компанію ви представляєте. Це зручно і в тому випадку, коли ви відправляєте перший лист потенційному клієнту, адже одержувач бачить, від якої саме організації прийшла звістка, відразу в поштовій скриньці.

З технічної точки зору корпоративна пошта для доменного імені компанії значно спрощує роботу з електронним листуванням. Основні переваги єдиної корпоративної пошти для бізнесу:

• обличчя компанії;
• інструмент ділової комунікації між співробітниками і керівниками підрозділів і всієї компанії;
• файлообмінник;
• автовідповідач (наприклад, лист з підтвердженням реєстрації на сайті або підписки на новини компанії, отриманий з корпоративної адреси);
• поділ потоків листів – у кожного співробітника є можливість відокремити ділове листування від персонального;
• контроль інформаційних потоків компанії.

Як правило, більшість компаній для налаштування корпоративної пошти використовують спеціальні платні можливості популярних email-сервісів. Іншим рішенням організації поштових скриньок для бізнесу є наявність персонального поштового сервера. Це значно ускладнює процес і вимагає штатного фахівця і додаткових можливостей програмного забезпечення, але в той же час робить корпоративну пошту незалежною від зовнішніх факторів.

Способи організації корпоративної пошти

Існує кілька основних способів, як організувати корпоративну пошту для свого підприємства. Вибір того чи іншого способу залежить як від розмірів вашого бізнесу і його основних особливостей, так і від того, скільки ви готові витрачати на обслуговування поштових скриньок вашої компанії, а чи також виділяєте ви під це бюджет.

Перший спосіб, з яким часто знайомляться власники бізнесу, — це безкоштовний email на базі поштових сервісів. Говорячи простіше, це те, чим ми звикли користуватися в особистих цілях – поштова скринька для кожного співробітника, зареєстрована на безкоштовних ресурсах — gmail.com, ukr.net, i.ua та інших. Головним і єдиним плюсом такого способу організації є те, що він безкоштовний і простий.

Але якщо розглядати цей варіант в масштабах цілої компанії, то недоліків виявляється досить багато:

• обмежений обсяг поштового сервісу – відсутня можливість персонального налаштування функцій поштового сервісу під потреби компанії;
• обмежена кількість поштових імен – наявність величезної кількості вже існуючих поштових скриньок унеможливлює створення email-ів з красивими іменами;
• негативний вплив на імідж бізнесу – використання безкоштовних можливостей передбачає наявність доменних імен поштових сервісів в адресі вашої компанії, що, в свою чергу, може викликати сумнів в надійності і серйозності вашого бізнесу.

Незважаючи на значні мінуси, такий спосіб дуже простий і швидкий в організації. Тому якщо він влаштовує вас і ваш бізнес, ви можете сміливо його використовувати.

Другий спосіб – це використання платних можливостей поштових сервісів. Він полягає в тому, що для самої організації корпоративної пошти ви використовуєте ті ж поштові сервіси, що і в безкоштовному варіанті. Але в разі платного пакету послуг ви отримуєте корпоративну пошту для вашого домену на спеціальних умовах.

Як правило, така організація ґрунтується на умовах абонентської плати за якийсь конкретний період користування: місяць, півроку, рік. Сьогодні платні можливості організації корпоративної пошти надають практично всі популярні поштові сервіси.

Третій варіант створення бізнес-email – це його організація на базі хостинг-провайдера. Такий варіант популярний для компаній, у яких є свій сайт, домен якого розміщений на сервері певного хостера. В цьому випадку у вас є можливість розмістити на сервері поштові скриньки компанії з будь-якими іменами і зазначенням вашої корпоративної адреси в email-імені.

Такий спосіб організації відкриває набагато більше можливостей для бізнесу:

• робота з листами як через web-інтерфейс, так і за допомогою поштових клієнтів: MailBird, The Bat і т. д.;
• налаштування переадресацій – наприклад, листи, які приходять на ящик support@domain.com, можуть переадресовуватися окремій групі співробітників відділу техпідтримки;
• персональне управління та налаштування основних фільтрів;
• управління обсягами поштових скриньок.

Недоліки цього способу стосуються, перш за все, технічної частини, а на роботу корпоративної пошти не впливають. У компанії-клієнта немає можливості виконати вузькі налаштування сервера під себе, а також відсутній фізичний доступ до його обладнання. Але при виборі хорошого хостера все працює злагоджено і справно.

Четвертий спосіб – самий незалежний з усіх, але при цьому самий трудовитратний. Це розташування корпоративної пошти на власному поштовому сервері. Складність способу полягає в тому, що для його реалізації потрібні певні технічні можливості та обладнання:

• інтернет-канал з високою швидкістю;
• фізичний сервер з встановленою оперативною системою Linux або Windows Server;
• спеціальне ПЗ для функціонування сервера;
• діюче доменне ім’я.

Забезпечення всім необхідним для розміщення корпоративних ящиків на власному сервері — це витратний захід ще й за коштами. Але переваги та можливості, які ви отримуєте в цьому випадку, виправдовують вкладення:

• гнучкий дисковий простір;
• можливість створити необмежену кількість поштових акаунтів з будь-якими іменами і зазначенням імені компанії;
• персональна настройка фільтрів і переадресації листів;
• просте резервне копіювання;
• постійний особистий контроль роботи і надійності сервера.

Звичайно, для виконання всієї цієї роботи вам знадобиться штатний фахівець, що спричинить додаткові постійні витрати на оплату його праці. При цьому ваша пошта стає повністю незалежною і керованою. Основними мінусами такого рішення є висока вартість реалізації, а також залежність від якості роботи інтернет-провайдера.

Вибір варіанту реалізації корпоративної пошти залишається за вами. Оцініть можливості вашої компанії, можливу завантаженість пошти, а також бюджет, який передбачається на реалізацію проекту. Після цього можна вибрати найбільш оптимальне рішення.

Переваги реалізації пошти для компанії

Корпоративна пошта компанії – це один з основних каналів комунікації як співробітників між собою, так і з клієнтами і партнерами. Ваші листи, тобто адреса з якої вони приходять – це обличчя компанії, візитна карта, з якою знайомиться одержувач. Тому перед тим, як ви вирішите заощадити на організації корпоративної пошти для домену, найкраще зважити, наскільки від цього постраждає імідж вашого бізнесу.

Пошта для компанії з власним доменом принесе вашому бізнесу переваги перед конкурентами, які вирішили заощадити на цьому заході:

• адреси, що запам’ятовуються ;
• позитивний вплив на імідж компанії;
• необмежена кількість адрес з ім’ям компанії;
• авторитет і довіра у клієнтів;
• поділ особистого і робочого потоку інформації;
• контроль роботи підрозділів.

Корпоративна пошта – це ще один спосіб позитивно вплинути на імідж компанії і лояльність ваших клієнтів і партнерів.

Як створити корпоративну пошту на Gmail?

Одним з варіантів організації корпоративної пошти є спосіб використання платної пропозиції від поштового сервісу Gmail для бізнесу. Щоб почати використовувати додаткові можливості, вам необхідно зареєструвати аккаунт в GSuite. Головна особливість полягає також в тому, що при організації корпоративних ящиків для співробітників щомісячна абонплата за кожного співробітника становить 5 доларів.

Якщо такі щомісячні витрати виправдовують необхідність компанії використовувати корпоративну програму Gmail, то готуйтеся отримати незаперечні переваги:

• наявність бізнес-адреси;
• домен для створення персональних поштових скриньок;
• 30 Гб на Google-Диску;
• безпека та сумісність з GSuite;
• безвідмовна робота;
• технічна підтримка 24/7.

Такий спосіб є найбільш повним з точки зору одержуваних функцій, але при цьому не вимагає спеціальних навичок, знань, обладнання та штатних фахівців.

Щоб створити корпоративні адреси поштових скриньок для працівників компанії, виконайте кілька кроків:

1. В обліковому записі Gmail в налаштуваннях виберіть функцію керування доменом.
2. У розділі створення адрес для працівників ознайомтеся з докладною інформацією і погодьтеся з усім прочитаним. Далі ви зможете включити додаткові можливості в бізнес-акаунті.
3. В панелі, яка відкриється, ви зможете ознайомитися з усіма функціями, які вам пропонує Gmail. В даному випадку вас цікавить створення нового аккаунта для співробітника.
4. В панелі адміна натисніть на кнопку Створення нового користувача.
5. Далі необхідно заповнити всі запитувані дані і створити аккаунт. Можна створити пароль, а можна дозволити системі згенерувати пароль, який потім можна буде змінити.
6. Щоб ваш співробітник був проінформований про створення аккаунта в корпоративному середовищі Gmail, необхідно відправити інструкції на його основний ящик або роздрукувати їх.

Детальніше про управління обліковими записами співробітників, а також про зміну даних ви можете прочитати в спеціальному розділі довідки Google.

Корпоративна пошта – це необхідний інструмент в арсеналі будь-якої компанії. Він дає можливість налагодити спілкування всередині компанії, виконувати необхідні розсилки від імені вашої організації, а також підвищити довіру і лояльність клієнтів і партнерів.