Трагедія життя полягає не в тому,
що мета не досягнута.
Трагедія життя полягає
у відсутності мети для досягнення.
— Бенджамін Мейс
Задайте собі два досить простих питання. Чи ефективно чи все те, що ви робите в професійній сфері і чи призводить це до бажаного результату?
Навіть якщо відповідь «ні» не категорична, але вам хотілося б змін в кращу сторону, дана стаття про визначення SMART цілей буде однозначно корисною.
Система постановки цілей у відповідності з критеріями SMART зарекомендувала себе як досить прогресивна і дієва в менеджменті. Але це не значить, що її можуть застосовувати лише управлінці та керівники. Мета – це те, що треба досягти, то до чого варто прагнути. З цього визначення випливає, що техніка постановки розумної мети стане в нагоді не тільки в роботі, але й у вирішенні якихось особистих завдань.
У вас є ідея для стартапу? Впевнені, що ваш бізнес може бути ефективніше? Не можете привести в порядок справи? Хочете застосувати розумні цілі в навчанні?
Ми пропонуємо детально познайомитися з цілепокладанням по SMART – методиці, яка навчить правильно ставити та досягати цілі, економити час і енергію, підвищити продуктивність роботи, а також уникати недієвості. Для названих випадків ми проаналізуємо не тільки теорію і методологічну основу, але зупинимося на приведення конкретних прикладів.
Історичний аспект
SMART – мнемонічна абревіатура, використовувана для визначення цілей і постановки завдань у проектному менеджменті, управлінні виробництвом та особистому розвитку.
Різні джерела авторство терміна пов’язують з кількома іменами. Одні стверджують, що вперше SMART вжив у 1965 р. П. Мейер, який вивчав проблематику ефективного менеджменту. Інші ґрунтуються на розробці концепції розумних цілей Дж. Дораном у статті, розміщеної в журналі «Management Review» за 1981 р. і вважають його автором. Згадується також ім’я П. Дракера, який працював над теорією управління по цілям, широко застосовуючи цілепокладання по SMART.
Залишимо питання про першопроходця в області застосування техніки розумних цілей на суд історії. Відзначимо лише те, що відома сьогодні розшифровка зі змістом, що вкладаються в кожне окреме поняття, описана у вже згаданій статті Дж. Дора «There’s a S. M. A. R. T. way to write management’s goals and objectives» (буквально «Ось розумний шлях написати управлінські цілі і завдання»).
Спираючись на український переклад, зупинимося на факті, що крім значення терміна SMART як абревіатури, в англійській мові слово «smart» застосовується у значенні «розумний». Звідси і вимога до процесу цілепокладання, який повинен бути розумним, і синонимічна форма – розумні цілі, яку ми і багато інших вживаємо паралельно зі SMART цілями.
Повертаючись безпосередньо до праці Дж. Дора, наведемо переклад його розшифровки абревіатури (вона змінилася в порівнянні з листопадом 1981 р. і сьогодні виглядає трохи по-іншому, але про це далі). Отже, цілі, які ставляться перед компанією, компанією, відділом повинні бути:
S (Specific) – конкретними; спрямованими на ті чи інші аспекти в одній області;
M (Measurable) – вимірними; щоб на основі їх аналізу можна було вивести показник прогресу;
A (Assignable) – призначуваними; потрібно вказати хто відповідає за реалізацію;
R (Realistic) – реальними; з націленістю на результат, який може бути досягнутий з урахуванням наявних ресурсів;
T (Time—related) – пов’язаними часом; межі досягнення цілі повинні бути чітко визначені.
Розшифровка
Як вже говорилося, застосування постановки цілей по SMART придбала значну популярність у менеджменті, що послужило для подальшої розробки як техніки в цілому, так і сенсу, що вкладається в кожен окремий елемент. Це призвело до того, що накопичився величезний емпіричний досвід, який часом зосереджується на абсолютно різних вимогах до процесу цілепокладання. Розглянемо сучасні трактування більш докладно:
S
SPECIFIC (менш часті, але можливі варіації – significant, stretching, simple). У перекладі на українську це означає – КОНКРЕТНІСТЬ. Розумна мета повинна бути конкретною через наявність декількох факторів.
Менеджмент у великих корпораціях передбачає наявність довгого шляху між приймаючими рішення і втілюючими їх у життя.
Наскільки ефективна комунікація, а, отже, зв’язок між ними? Чи досить чітко бачить мету рядовий співробітник і головне – в тому ключі, що і керівництво?
З відповідей на ці питання стає абсолютно очевидно, що чим більш точно і конкретно сформульована мета, тим більше шансів на успіх в її досягненні. Але це не все. Конкретність передбачає не тільки вимогу до постановки мети, але й однакове розуміння її на всіх рівнях, які вона пройде в процесі реалізації.
Зокрема, описанрю вище умовою про погодження, можна пояснити позицію тих авторів, які вживають значення simple замість specific. Простота мети з більшою часткою ймовірності гарантує, що підрядник або співробітник, втілює її в життя, зробить все правильно, оскільки саме формулювання не залишає питань.
Таким чином, перший критерій у постановці розумної мети – конкретність. Американські автори стверджують, що для досягнення цієї характеристики потрібно відповісти на п’ять «W» питань:
- What: Що потрібно досягти?
- Why: Чому це потрібно досягти? Які вигоди і переваги будуть отримані?
- Who: Хто залучений в роботу?
- Where: Де відбувається робота?
- Which: Які вимоги, умови та обмеження ставляться до роботи?
M
MEASURABLE (рідше – motivational, manageable). ВИМІРНІСТЬ – SMART критерій, завдання якого на кількісному матеріалі продемонструвати, як досягається мета. Мета повинна бути відчутною, цей постулат не викликає сумнівів. Будь-яка робота має на увазі наявність результату. Для токаря на заводі – це кількість виготовлених деталей за зміну. Для письменника – надрукований роман або повість. Говорячи звичайною мовою, вимірність – система мірок з допомогою якої визначається ступінь досягнення мети. Якщо немає таких критеріїв, то неможливо оцінювати виконання роботи, ні контролювати сам процес.
З іншого боку, як справедливо зазначають окремі дослідники, кількісні показники (незалежно від їх форми) у будь-якій діяльності є невід’ємним атрибутом. У зв’язку з цим виникає закономірне питання: наскільки необхідно очевидний аспект виносити окремим пунктом під час постановки розумної мети? Замість нього пропонується інший критерій, досить популярний сьогодні – мотиваційний.
Суть в тому, що після постановки мети потрібно мотивувати співробітників на її виконання. Але тут своя специфіка, в першу чергу в сфері застосування – безпосередні посадові обов’язки осіб зобов’язаний виконувати і мотивація тут повинна виходити не з боку тих, хто ставить цілі. Інша справа, якщо мета, наприклад – скоротити час, що витрачається на перекури. У такому випадку потрібно преміювати некурців, заохочувати бажання кинути серед курців.
А
ACHIEVABLE (можливі варіації – аppropriate, agreed, attainable, actionable). ДОСЯЖНІСТЬ є дуже важливим показником постановки SMART мети. По суті, перевірити розумність поставленої задачі можна відповівши на питання: як мета повинна бути досягнута з урахуванням наявних у розпорядженні кадрів?
Хороший керівник ставить своїм підлеглим цілі виходячи зі знань про них, їх досвід та інших факторів. Цим пояснюється те, що багато розшифровок цього елемента в англійській мові пов’язані з тим, що термін «досяжність» повинен вживатися по відношенню до кожного співробітника компанії окремо, в індивідуальному порядку.
Над досягненням запланованого результату працюють різні люди з різною освітою, працездатністю, рівнем самовіддачі, самоорганізації та багато іншого. Тому часто вживається слово «аppropriate» – відповідний, що означає застосування менеджером різних підходів стосовно кожного працівника, працюючого над досягненням поставленої мети в силу можливих, описаних вище і характерних лише йому особливостей.
R
RELEVANT (також – results-oriented, resonant, realistic). SMART критерій – АКТУАЛЬНІСТЬ пояснює, як максимально ефективно досягти поставленої мети, з’ясувати досить актуальні (правильно визначені) способи досягнення результату, чи є можливості для позитивного рішення. Для визначення цілі в відповідності з цією категорією до предмета ставляться наступні питання: ця мета потрібна? правильно вибраний час для рішення? чи збігається це з іншими нашими зусиллями і потребами? чи є люди здатні це зробити? це можливо в умовах нашої діяльності (економічної, технічної)?
Не менш популярною є розшифровка цього елемента як «реальності» досягнення мети, справедливої і чесної оцінки власних сил. Амбітні цілі вітаються, але не варто їх підміняти фантастикою, нехай і з домішкою науки.
Хочете почати бігати вранці? Благий намір, хороша мета. З часом ви досягнете рівня тренованості середньостатистичної людини, яка регулярно займається бігом, або навіть трохи досягнете успіху, але нерозумно вважати, що зможете пробігти 100 м дистанцію так само швидко, як переможець Олімпійських Ігор. Так само відбувається і у випадку з метою, реальність якої вимірюється адекватною оцінкою наявних в розпорядженні ресурсів.
Т
TIME-BOUND (прив’язаний до часу) – остання характеристика з класичної розшифровки. Незважаючи на те, що є найбільш простою для розуміння – одна з найважливіших для виконання. Будь-яка важлива мета повинна бути обмежена в часі, повинен відводитися деякий термін на її виконання. Особливе значення цей SMART критерій має у складанні програм особистого зростання, де так само, як і у випадку з втіленням проектів у життя на виробництві, тимчасові рамки потрібно чітко визначати.
Паралельно з класичним формулюванням SMART, а точніше в його доповнення, вживається також абревіатура SMARTER. Е – Evaluate і R – Reevaluate (оцінювати і переглядати) характеризують послідовність процесу постановки цілей, де кожна наступна має коригуватися, враховувати і використовувати попередній досвід планування. Такі цілепокладання розумніші (англ. smarter – порівняльна ступінь порівняння, перекладається як «розумніші»).
Приклади використання SMART цілей
Розглянемо на конкретних прикладах, в чому переваги розумного планування в різних областях. В центрі нашої уваги не весь цикл, а окремо взятий етап, який ми висвітлюємо з двох позицій – використання SMART і невикористання.
Діючі особи – початківець професійний фотограф, що працює на себе, і студент, який прагне самостійно підвищити рівень володіння англійською мовою. Це дає можливість більш широко показати застосовність техніки як в роботі, так і для саморозвитку або вирішення будь-яких особистих завдань у цілому.
1. Мета повинна бути конкретною
Мета: «Я повинен заробляти більше» для фотографа – приклад неправильної постановки завдання, адже вона ніколи не зможе бути реалізована в силу своєї беспредметності. Маючи на руках кошторис, можливість порахувати середню кількість замовлень в місяць та інше фотограф може сформулювати розумну мету «Я повинен заробляти в місяць на 20% більше». При зовнішніх незначних відмінностей двох формулювань, різниця між ними насправді величезна. Візьміть конкретні суми і проведіть будь-яку арифметичну операцію з ними і з абстрактним числом «більше», і з ними і з 20 %. В якому випадку результат реальний?
Тепер черга студента. Бажання підвищити рівень володіння мовою – неправильна або, якщо завгодно, нерозумна мета. Вона не конкретна. З такого формулювання не зрозуміло, над чим варто в першу чергу працювати над граматикою, умінням сприймати текст і розуміти співрозмовника або ж збагаченням словникового запасу? Це далеко не одне і те ж, хоч і пов’язано, і вимагає різних умов і матеріалів. SMART мета в даному випадку формулюється так: «Хочу володіти граматикою англійської мови на рівні Advanced» або «Хочу вільно розмовляти англійською».
2. Вимірність
Результат для фотографа буде вимірюватися в зростанні доходу. Згідно з його розрахунками, щоб заробляти +20 % , йому потрібно фотографувати на 1 клієнта в тиждень більше, ніж зазвичай.
Для студента, залежно від поставленої мети результат буде вимірюватися в зростанні словникового запасу або придбанні навичок більш впевненою усного мовлення.
3. Як мета повинна бути досягнута?
Для фотографа – за рахунок збільшення числа клієнтів. Для цього, з метою реклами, можна взяти участь в декількох популярних вуличних виставках, зробити знижку кожному 10 клієнту, сфотографувати своїх друзів безкоштовно (фото в соціальних мережах пізніше – найкраща реклама) тощо.
Студент, в свою чергу, виділяє час на заняття, розробляє план, дотримуючись цього плану, вивчає мову. Іноді ходить на спеціальні зустрічі з іноземними послами чи письменниками, знаходить носіїв мови для практики.
4. Актуальність
Відповіді на всі питання, що поставлені в блоці про розшифровку, ствердні. Актуальні вибрані методи для досягнення мети? Цілком. Чи принесе це 20% доходу, як планував фотограф? Так. При цьому, він не буде витрачати значно більше часу, отримуючи більше замовлень, якщо для обробки фотографій застосує сучасні графічні редактори і буде працювати на потужному графічному комп’ютері.
Дозволить намічений план виконати студенту поставлене завдання? Тут контролювати хід виконання трохи складніше (на совісті самого студента), але якщо він прикладає потрібні зусилля і слід розробленою програмою – результат не змусить чекати.
5. Обмеження в часі
За який період часу мета повинна бути досягнута? За 1 місяць фотографу важко буде вийти на постійний рівень доходу, як він запланував. З урахуванням всіх нюансів він визначив для себе термін 3 місяці – перший, щоб перебудуватися, провести рекламу і акції, наступні, щоб вийти на необхідний рівень заробітку і мати можливість судити про тенденції.
Студент поставив собі часові рамки в 6 місяців, з них 2 на теоретичну підготовку (у відповідності з розробленими уроками), 4 – на безпосередню тренування навичок спілкування з носіями.
