Що таке техніка планування Помодоро та навіщо вона потрібна?
Pomodoro – техніка керування часом, для якої достатньо смартфона, блокнота та ручки.
Техніка помодоро розроблена студентом коледжу Франческо Чирілло у 1980-х роках. В основі техніки, названої від італійського слова «помідор», лежать численні часові інтервали, розподілені протягом дня і позначені на кухонному таймері у формі помідора, який Чирілло використовував сам, коли відточував свій метод керування часом.
У чому полягає метод
Базовий принцип техніки дуже простий: потрібно чергувати короткі періоди роботи та відпочинку.
У класичній системі pomodoro робочий тайм триває 25 хвилин, а на відпочинок виділяється 5 хвилин. Разом 25 + 5 хвилин складають один помідор – одиницю виміру часу. Після кожних 4 помідорів потрібно зробити довгу перерву на 30 хвилин.
Тривалість періодів можна змінювати, дотримуючись пропорції 5 до 1. Для людей, яким важливо працювати в потоці, підходять збільшені інтервали: 50 хвилин праці та 10 хвилин відпочинку. Довга перерва за цією системою триває 1 годину.
У простому варіанті техніка Pomodoro працює так:
- Складіть список завдань, які необхідно зробити найближчим часом (наприклад, тиждень). Такі завдання називають активними.
- Зі списку активних завдань виберіть ті, які хочете зробити сьогодні. Додайте їх до списку завдань на день.
- Розставте завдання на день від найменш пріоритетного.
- Увімкніть таймер на 25 хвилин. Починайте роботу!
- Пройшло 25 хвилин – зробіть перерву в 5-10 хвилин . Через 4 помідори зробіть повноцінну перерву в 15 - 20 хвилин.
- Повторюйте пункти 4 – 6 , доки не закриєте всі завдання зі списку на день. Кожен витрачений на завдання «помідор» позначайте навпроти нього хрестиком. Закриті завдання викреслюйте.
Якщо хочете дізнатися про нюанси використання техніки, недоліки та особливості впровадження в офісну роботу — читайте далі.
Як почати працювати за системою pomodoro
Для управління завданнями з техніки помодоро вам знадобиться 3 інструменти:
- список справ на сьогодні;
- програма для відліку часу;
- блокнот або файл для підбиття підсумків.
На початку дня слід оцінити витрати часу на виконання всіх запланованих на сьогодні завдань. Для оцінки трудомісткості необхідно використовувати помідори (проміжки робочого дня). Протягом дня потрібно працювати згідно з описаними вище принципами.
Наприкінці робочої зміни потрібно підбити підсумки дня. Потрібно відзначити, які завдання вам вдалося виконати і скільки часу на це знадобилося. Після підбиття підсумків слід скласти план роботи на завтра.
Що робити, якщо вас відволікають
Працюючи в офісі або вдома, дуже складно не відволікатися. Поки таймер відміряє робочий час, вас можуть відволікати колеги або члени сім’ї, вам можуть дзвонити або надсилати листи, які потребують термінової відповіді.
Ці 4 поради допоможуть рідше відволікатися:
- Вимкніть спливаючі повідомлення та вимкніть звук на телефоні.
- При надходженні нового завдання не перемикайтеся відразу на його виконання, а додайте справу до плану на день або тиждень.
- Якщо вам потрібно ненадовго відволіктися, поставте таймер на паузу і знову запустіть відлік, коли повернетесь до виконання завдання.
- Якщо довелося відволіктися надовго, обнуліть помідор і запустіть відлік робочого часу з нуля.
Після впровадження системи Pomodoro ви обов’язково відволікатиметеся і відхилятиметеся від плану, і це нормально. Не можна повністю позбутися відволікаючих факторів, але можна зменшити їх кількість і працювати продуктивніше.
Метод помідора дозволяє організувати робочий день, залишивши час на відпочинок. Чергування проміжків роботи та відпочинку допомагає людям довше не втомлюватись, займаючись інтелектуальною діяльністю. Плануючи день за системою Pomodoro, ви можете відстежувати, куди йде час, і виконувати більше завдань.
Переваги техніки Pomodoro
- Ви працюєте над конкретним завданням. Менше ризику відволіктися і потрапити в режим багатозадачності, тому що ви знаєте, через 25 хвилин буде перерва.
- Ви встигаєте зробити більше за менший час. Ви не відволікаєтесь на інші завдання та соцмережі, а значить не перевантажуєте мозок зайвою інформацією.
- Ви можете проаналізувати, як ефективно виконали завдання. На відміну від простого викреслення виконаних завдань у блокноті, наприкінці дня ви бачите скільки часу пішло на кожну задачу. Наприклад, одне із завдань могло бути занадто великим, і ви витратили на нього весь день. Таке велике завдання краще поділити на кілька дрібних.
- Ви бачите прямий зв’язок між метою та завданнями для її досягнення. Ціль досягається невеликими кроками (завданнями), і ви розумієте, на якому етапі шляху знаходитесь – за кількістю закреслених за день завдань.
- Ви можете налаштувати техніку під свій ритм та потреби. Наприклад, збільшити тривалість помідора або перерви. Також можна переставити велику перерву на обіді, якщо використовуєте Pomodoro в офісі.
Ви вчитеся грамотно планувати завдання на день. При плануванні дня з Помодоро ви вибираєте найпріоритетніші завдання та прогнозуєте, скільки часу займе кожне з них.
Кому підійде техніка Помодоро?
Техніка Помодоро швидше за все підійде вам, якщо ви:
- працюєте протягом довгих відрізків монотонної діяльності – наприклад, редактор статей.
- не пов’язані з групою колег – наприклад, копірайтер-фрілансер.
- легко втягуєтесь у роботу над новим завданням.
- швидко втомлюєтеся від виконання однієї і тієї ж задачі.
Кому не підійде техніка Помодоро?
Техніка Помодоро швидше за все не підійде вам, якщо:
- характер вашої роботи передбачає різні точки початку та закінчення – наприклад, менеджер з продажу в кол-центрі.
- для ефективної роботи вам потрібен стан потоку – наприклад, художник чи письменник.
- якщо ви працюєте в офісі з колективом — тридцятихвилинні помідори не працюють, якщо колега захоче з вами обговорити завдання або начальник викличе на термінову нараду.
- ви працюєте у зв’язці з колегою (групою колег) — наприклад, програмісти, які працюють із технікою парного програмування.
- вам потрібно багато часу на те, щоб сконцентруватися на завданні.
5 правил Pomodoro
Техніка Pomodoro включає 5 принципів планування робочого часу:
- Насамперед потрібно виконувати найпріоритетніші завдання. Пріоритет визначається не складністю та обсягом, а значущістю результатів для досягнення мети проекту.
- Один проміжок робочого часу має бути присвячений виконанню одного завдання. Не варто перемикатися між справами, доки працює таймер, це погіршує концентрацію.
- Поки таймер відміряє 25 хвилин, не можна відволікатися. Майже будь-яку справу можна відкласти на цей час, якщо це не надзвичайна ситуація.
- Не варто нехтувати перервами. Навіть якщо вам здається, що ви ще не втомилися, або готові швидко закінчити роботу над завданням. Чергування праці та відпочинку захищає мозок від перевтоми. За час перерви можна вирішити термінові питання, але найкраще змінити вид діяльності. Наприклад, встати та пройтися, випити кави чи послухати музику.
- Не потрібно виконувати будь-яке завдання протягом 25 хвилин. Приділяйте задачі стільки часу, скільки потрібно для її якісного виконання. Поспіх призводить до помилок, на виправлення яких потрібен додатковий час
Програми та сервіси Помодоро
Windows
- TeamViz - безкоштовний таймер та менеджер завдань.
- Tomighty - таймер, який непомітно працює на панелі завдань внизу.
Android
- pomodoro timer – безкоштовний таймер з мінімальним дизайном. Бонус – під час перерви пропонує програму п’ятихвилинної гімнастики.
- Clockwork Tomato - додаток та віджет таймера для робочого столу.
- Pomotodo – чудовий таймер з можливістю проаналізувати статистику.
iOS
- Flat Tomato - таймер з відмінним дизайном та вбудованими покупками. Користуватися можна без них.
- Focus To-Do: Pomodoro Timer & To Do List - помідорний таймер і список справ в одному додатку.
Браузер
- Tomato’Clock – розширення для Google Chrome. За умовчанням стоїть стандартна тривалість «помідора» ( 25 хвилин роботи та 5 хвилин відпочинку), можна налаштувати кожен із параметрів.
- Pomodoro clock – розширення для Mozilla Firefox. Найпростіший із «помідорних» таймерів, про які ми розповідаємо у цій статті. Код розширення доступний на GitHub.
Альтернативи техніці Помодоро
Якщо ідея цього методу вам подобається, але ви вважаєте, що він не працюватиме, є інші варіанти, які ви можете спробувати:
Метод Ейзенхауера
Він може використовуватися у поєднанні з методом помодоро та допоможе вам визначити пріоритети. Потім ви можете вирішувати ці завдання за допомогою помодору. Відповідно до методу Ейзенхауера, необхідно намалювати сітку із чотирьох секторів. Горизонтальна вісь має сектори «Терміново» та «Не терміново». На вертикальній осі вказані сектори «Важливо» та «Не важливо». В результаті отримуємо чотири сектори, які створюють нумерований перелік справ:
- Терміново і важливо, наприклад, терміни, перешкоди для проекту і т.д.
- Не терміново і важливо, наприклад, планування проекту.
- Не важливо і терміново, наприклад, обід з робочою групою сьогодні.
- Не важливо і не терміново, наприклад, випити після роботи.
Докладніше в статті: Матриця пріоритетів Ейзенхауера
Гнучкий підхід
Гнучка методологія – це методологія роботи , яка може бути використана в умовах нормованого робочого дня, хоча вона була створена і найкраще адаптована для програмістів та розробників. Однак вона також може бути корисною для керування часом.
Найцікавіший її аспект – це спринти. Спринти – це періоди часу, коли всі збираються разом, щоб виконати певне завдання. Спринт спонукає учасників різних робочих груп задіяти свої специфічні навички для виконання спільного завдання, метою якого є отримання результату, що повністю відповідає вимогам, до кінця певного періоду часу.
